Introductie

De koninklijke hengelsportvereniging ESOX is opgericht op 02 Februari 1956 te Hooge-Zwaluwe. Momenteel telt onze vereniging ruim 900 leden en is hiermee een van de grootste verenigingen in de gemeente Drimmelen. De Hengelsportvereniging ESOX is aangesloten bij de Federatie van Hengelsportverenigingen Zuid-West-Nederland.

De hengelsportvereniging

Als je in Nederland wilt gaan vissen, word je lid van een hengelsportvereniging. De hengelsportverenigingen zijn de basis van Sportvisserij Nederland. Hun besturen en andere vrijwilligers zorgen er samen voor dat de verenigingen actief zijnop het gebied van belangenbehartiging, promotie, controle, jeugdbegeleiding, wedstrijden en visstandbeheer.

Maar wat is een hengelsportvereniging nu eigenlijk? Hengelsportverenigingen zijn meestal zogenaamde formele verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid. Een formele vereniging is een 'rechtspersoon', waarvan de rechten en plichten worden geregeld in de Nederlandse wet.

Een formele vereniging wordt opgericht door bij de notaris hiervan een akte op te laten maken en statuten vast te leggen. In de statuten van een hengelsportvereniging staan in ieder geval:

  1. Het doel van de vereniging (bijv. het bevorderen van de hengelsport, het verbeteren van de visstand en het behartigen van de belangen van de sportvissers)
  2. de verplichtingen van de leden
  3. het bijeenroepen van de algemene (leden) vergadering
  4. het benoemen en ontslaan van de bestuurders Voor wijziging van de statuten van een formele vereniging is een akte van de notaris vereist.

Naast statuten gebruiken veel verenigingen een huishoudelijk reglement met specifieke regels. Een vereniging heeft leden. De leden steunen het verenigingsdoel en betalen meestal contributie om de vereniging draaiend te houden. Leden hebben invloed in het beleid van de vereniging via een Algemene Leden Vergadering (ALV). De Algemene Leden Vergadering wordt minstens een keer per jaar gehouden en elk lid is hiervoor uitgenodigd en stemgerechtigd.

Bij een jaarlijkse ALV worden de afgelopen prestaties van het bestuur besproken en nieuwe plannen gepresenteerd en de financiën gecontroleerd (via een accountant of een kascommissie).

Ook kan een ALV worden gehouden als er een bestuurswisseling is, als de statuten gewijzigd worden of als een bepaald aantal van de leden (tien procent, of een lager percentage als de statuten dat bepalen) een ALV wenst te houden. De ALV heeft alle bevoegdheden die niet door de wet of de statuten zijn geregeld en is dus het hoogste orgaan van de vereniging.

Elke hengelsportvereniging heeft een bestuur. Het bestuur wordt meestal uit de leden gekozen en deze besturen vertegenwoordigen de vereniging. Zij zijn belast met de dagelijkse gang van zaken. Het (dagelijks) bestuur bestaat ten minste uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.

Het bestuur van de hengelsportvereniging

De vereniging besturen gebeurt op vrijwillige basis; vrijwillig maar niet vrijblijvend! Bestuurders hebben te maken met wet- en regelgeving, die zij behoren te kennen. De wet omschrijft niet het exacte takenpakket van elke bestuurder. De vereniging kan dat naar eigen inzicht indelen en eventueel vastleggen in de statuten. Het bestuur legt wel minstens een keer per jaar verantwoording af aan de Algemene Leden vergadering over het gevoerde beleid en de financiële stukken.

Over het algemeen geldt voor alle bestuursleden dat zij een voorbeeldfunctie vervullen bij het uitdragen van waarden en normen binnen de vereniging. Daarnaast moeten zij zorgen voor duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden van de vrijwilligers en kaderleden. Er zijn een aantal taken te noemen die specifiek bij een bestuurder horen. De voorzitter heeft de leiding over het (dagelijks) bestuur en:

  • leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering
  • neemt initiatieven en komt met voorstellen om zaken binnen de vereniging aan te pakken
  • controleert de door de penningmeester gedane uitgaven en ontvangsten
  • ziet toe en draagt bij aan de uitvoering van de besluiten die door de algemene ledenvergadering zijn genomen
  • vertegenwoordigt de vereniging bij contacten met externen (bijvoorbeeld bij het sluiten van contracten, contacten met gemeente, enz.). Deze zogenaamde vertegenwoordigingsbevoegdheid, kan (via de statuten) ook aan andere bestuurders worden toegekend.
  • legt aan de leden verantwoording af over het door het bestuur gevoerde beleid
  • is (samen met de secretaris) verantwoordelijk voor de agenda van de vergaderingen
         De secretaris is verantwoordelijk voor een goede afhandeling van administratieve taken, zoals:

  • het voorbereiden en uitvoeren van het beleid (vastgesteld door het bestuur)
  • de ledenadministratie (kan ook bij een ander bestuurslid liggen)
  • het aangaan van overeenkomsten
  • de interne � en externe correspondentie
  • het verzorgen van informatievoorziening richting het bestuur
  • het opstellen van het jaarverslag van de vereniging (hoeft hij niet noodzakelijk zelf te schrijven)
  • het (samen met de voorzitter) verzorgen van de agenda van de vergadering
  • het verzorgen van uitnodigingen, agendaen notulen van bestuurs- en algemene vergaderingen. De secretaris werkt onder verantwoordelijkheid van en is verantwoording schuldig aan het bestuur.
         De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen en voor een juiste registratie hiervan. Ook is hij verantwoordelijk voor:

  • de financiële afhandeling van alle genomen besluiten
  • het betalen van de rekeningen
  • het namens het bestuur verantwoording afleggen aan de algemene ledenvergadering over het beheer van de financiële zaken. Hij overlegt hiervoor een schriftelijk verslag waarin in ieder geval is opgenomen de balans en het kasstroomoverzicht
  • de controle van de financiële stukken door een (externe) accountant of kascommissie
  • het samenstellen van de begroting voor het komende jaar
  • het incasseren van contributies, toegezegde donaties en andere betalingen Tip: maak regelmatig een tussenbalans, zo kan de penningmeester het bestuur regelmatig informeren over de financiële ontwikkelingen.
  • Overige bestuursleden en commissies Naast het dagelijks bestuur, waarin de voorzitter,secretaris en penningmeester zitting hebben kan het bestuur leden hebben. Deze bestuursleden vertegenwoordigen meestal een bepaalde commissie binnen de vereniging, bijvoorbeeld de commissie jeugd, visstandbeheer, controle, promotie of wedstrijdzaken. De Algemene Ledenvergadering (ALV) De leden van een vereniging bepalen voor de vereniging het beleid en activiteiten voor de komende periode. De leden hebben in principe alle bevoegdheden die niet door de wet zijn bepaald, of zijn opgedragen aan het bestuur of commissies. Dit laatste moet dan wel in de statuten zijn beschreven. Omdat het ondoenlijk is leden dagelijks te raadplegen over allerlei dagelijkse zaken of uitgaven, wordt een bestuur samengesteld. Dit gebeurt tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV). De ALV heeft het laatste woord over de inhoud van de statuten en ook alleen de ALV kan besluiten de vereniging te ontbinden. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. De ALV mag dus niet besturen. Het bestuur heeft eigen taken en verantwoordelijkheden, en is niet verplicht opdrachten van de ALV op te volgen. Wel kan de ALV, wanneer zij het niet eens is met het gevoerde beleid, aan de bestuurders ontslag verlenen. Tot de bevoegdheid van de ALV behoren in principe de volgende zaken:
    • wijziging van de statuten
    • benoemen en afzetten bestuurders
    • benoemen en afzetten van commissarissen en - indien van toepassing - hun bezoldiging
    • dechargeren van bestuurders (het � eervol ontslaan� van een bestuurder, de ALV kan een decharge tegengaan, b.v. wanneer een penningmeester zijn jaarrekening nog niet af heeft)
    • goedkeuring van de begroting en de jaarrekening
    • het uitsluiten van een lid In de statuten kan worden vastgesteld dat bepaalde taken door de ALV worden uitbesteed aan andere commissies. Als volgens de statuten commissies in het leven geroepen kunnen worden (die taken en bevoegdheden van de ALV overnemen), wordt de macht van de ALV enigszins beperkt. Zo kan het zijn dat er een geschillencommissie wordt ingesteld of een commissie voor beroep bij ontzetting uit het lidmaatschap.
     
    Tijdens de jaarlijkse ALV komen de volgende zaken (minimaal) aan de orde:

    • verkiezing en (her) benoeming bestuur
    • Wijziging of samenstellen van commissies (onder meer kascommissie voor het komende jaar)
    • het gevoerde beleid in het afgelopen jaar en het te voeren beleid in het komende jaar
    • (secretarieel) jaarverslag (wat heeft de vereniging het afgelopen jaar gedaan) en
    • financieel verslag (inclusief een jaarrekening, waarin de inkomsten en uitgaven staan)
    • het verslag van de kascommissie van het afgelopen jaar
    • definitieve begroting voor het lopende jaar en voorlopige begroting voor het komende jaar
    • het behandelen van moties (leden of groepen leden kunnen een verzoek indienen aan het dagelijks bestuur om iets te doen, of juist te laten)
    • Wijzigingen van het huishoudelijk reglement
    • Vaststellen van de contributie voor het komende jaar en eventueel het inschrijfgeld

    Bijeenroepen van de vergadering De ALV moet minimaal een keer per jaar worden gehouden (uiterlijk in de maand juni). Tussentijds kan het bestuur besluiten een extra of meerdere ledenvergaderingen te houden. Het bestuur roept de leden bijeen. De oproeping gebeurt schriftelijk. Als de ALV het heeft goedgekeurd, kan dit ook per e-mail of fax. Als niet alle adressen van de leden bekend zijn, kan ook een advertentie worden geplaatst in de huis-aan-huiskrant van de plaats waar de vereniging toe behoort. In de uitnodiging moet vermeld staan:

    • Wanneer, waar en op welke tijd de vergadering plaatsvindt en toegevoegd moeten worden.
    • Agenda van de vergadering
    • Jaarrekening
    • Jaarverslag
    • Begroting komende jaar Tussentijds kunnen leden ook verzoeken tot een extra ledenvergadering. Minstens tien procent van de stemgerechtigde leden moeten dit willen. Zij doen hiertoe een schriftelijk verzoek aan het bestuur. Het verzoek moet gemotiveerd zijn en de agendapunt(en) voor de vergadering moeten zijn bijgevoegd.

    Het bestuur moet binnen vier weken deze ledenvergadering laten plaatsvinden. Wanneer het bestuur dit niet doet, kunnen de leden zelf een ledenvergadering bijeen roepen. Rolverdeling; Tijdens de ALV is er meestal een vaste rolverdeling. Bestuursleden hebben een specifieke rol. Zo zal de voorzitter meestal de vergadering leiden en de secretaris de jaarrekening toelichten. De kascommissie doet verslag van zijn bevindingen. De voorzitter is ook de persoon die het bestuur vertegenwoordigd en het woord voert namens hen.